La reconnaissance vocale participe à une démarche de qualité globale dans l’hôpital. Confort, sérénité et harmonie, aucun doute au CHR de la Haute Senne. Hôpital de proximité à visage humain, l’accent est mis sur le respect de la personne, la qualité de l’accueil et le bien-être des patients.
Le déploiement des technologies les plus modernes exprime le souci de cet acteur clef de la santé publique régionale, de constituer un pôle d’excellence auquel patients, médecins généralistes et cliniciens peuvent accorder leur confiance.
Concrètement, depuis mars 2008 le système de G2 Speech est opérationnel et utilisé tant par les Radiologues (via le PACS Synapse de FUJI) que par les Médecins Spécialistes de lhôpital (via le Dossier Patient Omnipro de la société MIMS). Intégrée dans le logiciel MediSpeech, la reconnaissance vocale est effectuée grâce à SpeechMagic, le moteur professionnel de la société Nuance.
Priorité pour la Radiologie
Avant l’utilisation de MediSpeech, les secrétaires de Radiologie commençaient à travailler le lundi en accusant un retard direct de près de trois jours correspondant aux protocoles du vendredi, du samedi et du dimanche précédents. A peine avaient-elles rattrapé ce retard qu’elles retombaient dans le cycle du week-end. « En moyenne, il fallait compter jusqu’à cinq jours avant qu’un protocole ne soit envoyé aux médecins prescripteurs. Quand on s’inscrit dans une démarche dite de qualité, un médecin doit recevoir ses protocoles le plus vite possible », insiste Isabelle Lossignol, Directeur Administratif.
Filippo Simonetta, Responsable Technique du Service de Radiologie et en charge du projet MediSpeech au CHR Haute Senne, en collaboration avec Monsieur Gary Moreels, Informaticien, abonde en ce sens : « Nous ne pouvions quantifier le nombre de protocols en retard, puisque nous ne pouvions compter que le nombre de cassettes à retranscrire. Grâce à notre PACS, nous étions capables de fournir directement au patient un CD contenant ses radios mais le protocole, même court, ne pouvait l’accompagner dans un délai acceptable. Aujourdhui, le CD se grave, le radiologue réalise sa dictée, la secrétaire la met en forme et le patient peut, s’il le souhaite, repartir avec un compte rendu complet».
Se donner les moyens de ses ambitions
Plusieurs sociétés ont été contactées lors de l’analyse de marché, G2 Speech se différenciant par son évolutivité et ses excellentes références. « Nous avions beaucoup de difficultés à imaginer que la magie des démonstrations pouvait se transposer sur le terrain, soit près de 95% des protocoles dictés disponibles le soir même.
L’installation et l’expérience du Centre Hospitalier du Grand Hornu nous a totalement convaincus », poursuit Isabelle Lossignol. Selon elle, la clé du succès réside d’abord dans la présence d’une personne prenant le projet à bras le corps avant de s’en detacher progressivement. En Radiologie, Filippo Simonetta était aux côtés des médecins et secrétaires pour les aider quotidiennement dans leur apprentissage.
Celui-ci confirme d’ailleurs : « C’est vraiment un travail d’équipe, où interviennent également la Direction et notre service IT, pour lequel je suis l’interface avec les utilisateurs vu ma function à la fois IT et médicale. G2 Speech fait bien sûr partie des maillons de la chaîne, et j’ai pu bénéficier de leur soutien, de leur support technique ainsi que d’un réel transfert de compétences. Il faut savoir que la patience de l’utilisateur n’a pas sa place dans un hôpital ; lorsqu’un problème vous est signalé, il doit être réglé très rapidement, la prise en charge du patient en dépend. Je suis capable de répondre à 70% des questions.
Pour le reste, Gary Moreels, Informaticien, me complete, sinon je sollicite notre consultant, dont nous apprécions la réactivité, par exemple pour apporter un correctif, ainsi que sa proactivité ».
Secrétariat : polyvalence et accueil améliorés
Vu sa taille, sa croissance et son environnement concurrentiel en mutation constante, la faculté dadaptation est une des valeurs essentielles du CHR Haute Senne. Le passage de la dictée en cassettes à la reconnaissance vocale a contribué à faire évoluer le métier de la secrétaire médicale, notamment en termes de concentration requise. La secrétaire travaille toujours les protocoles qui lui sont transmis mais son travail est basé sur le visuel et beaucoup moins sur l’écoute de la dictée. Elle ne transcript pratiquement plus de texte, elle vérifie le fichier vocal à partir du support écrit qui lui est proposé par le système, système qui est de plus très intuitif.
L’évolution la plus prometteuse se situe dans la transversalité des services. L’équipe des secrétaires de l’Imagerie Médicale prête aujourdhui main forte à celle du Secrétariat Général lorsqu’elles sont en attente de protocoles à traiter afin de donner un service équivalent aux médecins prescripteurs qu’ils soient internes ou externes et quelque soit la discipline médicale. « Le serveur de dictées permet également de travailler quelque soit le site de la dictée, la continuité est ainsi assurée.
Qualité de travail des collaborateurs rime avec satisfaction de tous. Et notre réputation croît de jour en jour », conclut Isabelle Lossignol.
Une utilisation généralisée
Concentré d’abord sur le Service de Radiologie, opérationnel en deux mois, le CHR Haute Senne n’en poursuit pas moins un objectif plus large : implémenter tout l’hôpital en supprimant les dictées résiduelles par cassettes. Après le Service de Chirurgie, encadré pour son suivi par Mme Jessica Manderlier, Secrétaire Médicale, le Service de Médecine et toutes les autres disciplines sont progressivement amenés à emboîter le pas sous la conduite de Mme Nicole Delecoeuillerie, Secrétaire Médicale. « Pour ce faire, nous avons déjà installé les micros dans tous les bureaux de consultation de nos Polycliniques, ainsi que dans les bureaux médicaux des unités de soins », précise Filippo Simonetta, unités dont les médecins apprécieront les nombreux dictionnaires spécialisés proposés par SpeechMagic de Nuance qui concourent à la qualité de l’implementation à travers un hôpital entier.
Jessica Manderlier, Secrétaire Médicale du Service de Chirurgie : « Le gain de temps apporté par la reconnaissance vocale permet de consacrer plus de temps aux relectures, et donc à la justesse et au caractère complet des informations, ce qui nécessite davantage d’attention. Mes protocoles ne s’accumulent plus, et jai plus de temps pour prendre en charge les pré-admissions, dont je suis aussi responsable. Je subis moins de stress et me consacre plus sereinement au patient ».
Isabelle Lossignol, Directeur Administratif : « La reconnaissance vocale constitue une grande avancée pour le patient et son suivi médical. En Radiologie, 95% des protocoles sont rapidement disponibles. Dans le contexte de forte croissance qui est le nôtre, nous nous devions d’offrir au corps médical le moyen de répondre à notre objectif de qualité, en rendant les protocols accessibles dans un délai le plus court possible ».
Filippo Simonetta, Responsable Technique du Service de Radiologie et Chef de Projet MediSpeech : « Lorsqu’un médecin appelle une secrétaire pour la presser dans l’envoi d’un rapport, il lui suffit de sélectionner le nom du patient, valider le protocole et le lui envoyer dans les deux minutes qui suivent. Auparavant, le defilement des cassettes était la règle avec le risque de ne pas y trouver le protocole recherché ».