L’hôpital Jan Palfijn de Gand est un hôpital général public avec 526 lits. Il est un acteur régional important en employant plus de 1000 personnes et plus de 130 médecins. En plus des soins généraux, l’hôpital investit massivement dans des spécialisations et disciplines de pointe. L’hôpital Jan Palfijn trône en première place en matière d’accessibilité de soins de santé.
Danica D’Hont, ingénieur civil et gestionnaire d’applications à l’hôpital Jan Palfijn, est responsable de la numérisation de l’information dans tout l’hôpital. Elle était en charge du projet de dictée numérique avec SpeechReport et de reconnaissance vocale avec SpeechReport Cursor. Depuis avril 2016, les médecins dictent avec l’une des solutions proposées par G2 Speech. Cette façon de travailler a été introduite afin d’optimiser la gestion des flux documentaires.
Numérisation de la création des documents
Le service de Radiologie utilise la reconnaissance vocale dans MediSpeech depuis 2009, et ce pour la plus grande satisfaction du personnel. Cette manière de procéder différait cependant totalement de celle des médecins des autres services, lesquels travaillaient toujours avec des dossiers papier en dictant leurs protocoles sur cassettes. Celles-ci étaient apportées au secrétariat, où les rapports étaient dactylographiés. Le secrétariat médical employait 25 salariés qui traitaient les documents d’environ 25 médecins spécialisés dans différents domaines.
Une centaine de médecins tapaient eux-mêmes les rapports dans le DPI. Seul un petit nombre de cardiologues utilisait déjà la reconnaissance vocale d’un autre fournisseur pour la création de documents.
Suite à la coopération fructueuse avec le service de Radiologie, G2 Speech fut invité à donner une démonstration de dictées numériques et de reconnaissance vocale. Ce faisant, les objectifs et les attentes ont été discutés, et un plan de projet a été élaboré. Ensuite, grâce aux solutions SpeechReport et SpeechReport Cursor de G2 Speech, cette nouvelle manière de travailler fut rapidement déployée dans tout l’hôpital.
SpeechReport est une plateforme avec flux de travail innovatrice pour la production des documents. Le flux devient complètement automatisé et les documents sont créés en les dictant numériquement avec des dictorettes (Digital Pocket Memo’s) ou l’appli de dictée pour smartphone. Avec SpeechReport Cursor, les médecins dictent dans des microphones en mode curseur directement dans le DPI.
Danica D’hont parle de son expérience au sujet de la transition des cassettes vers la dictée numérique et la reconnaissance vocale :
Les avantages de la dictée numérique
Les médecins ont à présent le choix: dictée numérique avec le secrétariat médical, reconnaissance vocale, dactylographie ou une combinaison des options citées ci-dessus. Dans notre hôpital, les cassettes et les dictaphones classiques appartiennent au passé. Le passage vers la dictée numérique a apporté de nombreux avantages. Les médecins transmettent leurs documents au secrétariat via le flux de travail, où ceux-ci sont dactylographiés. La pile de papiers disparaît, il ne peut plus y avoir de double dictée sur une cassette, les notes sur les bandes disparaissent, les corrections pendant la dictée peuvent être ajoutées facilement, la qualité du son est grandement améliorée. De plus, il y a une liste de tâches indiquant clairement les priorités et les différentes spécialisations et celles-ci peuvent être triées selon différents critères comme le nom du médecin ou le type de tâche. Toutes les parties concernées en profitent : le secrétariat, les médecins et l’ICT. Le délai d’exécution des documents est donc considérablement réduit et c’est naturellement un grand pas en avant dans l’intérêt du patient.
Reconnaissance vocale directe dans le DPI
Avec SpeechReport Cursor, les médecins font usage de la reconnaissance vocale directe dans le DPI Meddos de Infohos ou dans d’autres programmes comme Microsoft Word. Début avril 2016, l’hôpital Jan Palfijn de Gand a commencé avec dix licences pour cette solution. Ce nombre a doublé en seulement deux mois. Les mots prononcés étaient directement convertis en texte écrit au moyen de la technologie avancée de reconnaissance vocale. Il y a aussi eu une nette différence avec les documents que les médecins dactylographiaient eux-mêmes : en raison des contraintes de temps, ils notaient souvent seulement quelques mots-clés et les rapports n’étaient pas toujours complets. Avec la reconnaissance vocale, leurs rapports sont dûment complétés et deviennent une véritable carte de visite pour le médecin. La qualité des rapports en est donc considérablement améliorée.
Les dictionnaires médicaux spécialisés
Au début, les médecins étaient parfois méfiants envers la reconnaissance vocale. Ils estimaient que le dictionnaire médical ne serait pas approprié pour leur domaine de compétence. Nous pouvons totalement apaiser ces craintes. Grâce à un traitement préalable personnalisé, une bonne formation et la gestion continue de l’ajout de mots aux dictionnaires, les utilisateurs obtiennent une parfaite reconnaissance et se disent très satisfaits de cette solution.
Planning et gestion de projet
Enfin, je voudrais souligner l’importance d’une bonne planification et de gestion de projet. Une bonne préparation est la moitié du travail. J’ai obtenu le soutien pour cette manière de procéder auprès des parties concernées et j’ai donné le choix aux utilisateurs finaux parmi plusieurs possibilités afin d’assurer la production des documents dans leur domaine d’expertise. Après avoir installé le logiciel sur les postes de travail, les utilisateurs peuvent directement se mettre au travail après une formation. Je suis les utilisateurs de près et leur donne des conseils en cas de besoin. Un par un, les différents services ont été transférés vers la méthode désirée. Si tous les regards pointent dans la même direction, la mise en place est simple. Outre les possibilités techniques et les modalités pratiques, la gestion des ressources humaines est importante. En moins de deux mois, nous sommes passés des dictaphones classiques aux dictorettes et à la reconnaissance vocale au curseur !
CETTE ÉTUDE DE CAS A ÉTÉ PRÉPARÉE GRÂCE À DANICA D’HONT, GESTIONNAIRE D’APPLICATIONS À L’HÔPITAL JAN PALFIJN DE GAND.
Expérience de médecins travaillant à l’hôpital Jan Palfijn :
Depuis des années, j’utilise la reconnaissance vocale pour la rédaction de mes rapports médicaux et récemment, l’hôpital a changé pour G2 Speech. Dans mon domaine d’expertise, je réalise environ 4000 rapports médicaux par an et j’ai trouvé ce nouveau programme très précis et facile d’utilisation avec une grande précision de la terminologie médicale et des médicaments. Avec ce programme, je suis en mesure de terminer immédiatement tous mes rapports médicaux sans l’intervention d’une secrétaire médicale. Ça m’aide d’abord pour travailler plus efficacement et ensuite, pour générer les rapports plus rapidement.
Dr. Trouerbach Jan, cardiologue et réanimateur
Depuis que j’utilise SpeechReport (dictée numérique) et SpeechReport Cursor (reconnaissance vocale), je remarque une simplification de l’administration qui va de pair avec la création des rapports. La reconnaissance vocale de SpeechReport Cursor a un vocabulaire étendu et permet la création de textes de façon simple et intelligente. Pour les documents urgents dont le patient a besoin immédiatement, cela apporte sans aucun doute une valeur ajoutée. Pour la majorité des documents, j’utilise SpeechReport. C’est une procédure simple, grâce à laquelle je peux passer d’un document à l’autre très aisément, ajouter des choses facilement, et envoyer des documents quotidiennement. Une grande différence si on compare avec les vieilles cassettes !
Dr. Sieben Anne, neurologue
Via la reconnaissance vocale, de gros textes peuvent être traités de façon rapide et efficace. Ceci, combiné à la rédaction de petites notes, assure que le rapport peut être traité le jour de la consultation et envoyé aux collègues et aux médecins de famille. Pour ces raisons, je ne choisis pas la dictée classique, car à cause du retard engendré par la dactylographie, ça crée également du retard dans les rapports et donc dans toute l’opération. Je combine deux manières (dactylographie et dictée) en fonction du texte et suis agréablement surpris par la rapidité – au fil du temps – et l’exactitude de la dictée.
Dr. Corteville Ben, cardiologue
G2 Speech m’a apporté un changement énorme en ce en ce qui concerne la gestion de mes dossiers. C’est simple d’utilisation et j’ai un contrôle instantané sur la dictée, de sorte que les lettres et les notes sont prêtes à temps pour l’envoi.
Dr. Van Waes Carl, chirurgien plastique
Résultats du projet
Le délai d’exécutions des documents est considérablement raccourci et la qualité des rapports est améliorée. En fin de compte, c’est tout bénéfice pour le patient !