Het Zuidwest Radiotherapeutisch Instituut (ZRTI) behandelt jaarlijks ruim 2.200 patiënten met kanker door middel van radiotherapie. Er zijn zo’n honderd medewerkers werkzaam op de locaties Roosendaal en Vlissingen. Het ZRTI werkt samen met specialisten uit algemene en academische ziekenhuizen. Ze richten zich voornamelijk op patiënten uit Zeeland, West-Brabant en delen van Zuid-Holland.
Wij spraken met Anne Alblas, Medisch Beeldvormings- en bestralingsdeskundige | Applicatiebeheerder bij het ZRTI. Samen met collega Arjen Tange, informatiecoördinator, is ze ook verantwoordelijk voor het applicatiebeheer van SpeechReport. In deze casestudy deelt ze haar ervaring met ons.
Sinds 2014, gebruiken de radiotherapeuten van het ZRTI de spraak- en workflow oplossingen van G2 Speech voor het creëren van verslagen met behulp van spraakherkenning. Er werd gestart met MediSpeech, de voorloper van SpeechReport. Na verloop van tijd voldeed deze oplossing niet meer aan de huidige IT-standaarden. Zo waren er technische issues met de koppeling met het patiëntendossier – Process2Cure (P2C) en we misten virtualisatieondersteuning.
Na een enthousiaste demonstratie van SpeechReport werd besloten om opdracht te geven voor de migratie. In 2021 werd het nieuwe platform SpeechReport 3.1.2 uitgerold. Er werd een projectplan opgesteld met duidelijke milestones en deadlines. Tijdens de implementatie en inrichting van het systeem werd er intensief samengewerkt met het projectteam van G2 Speech en de begeleiding was erg prettig. Wij, als applicatiebeheerders, kregen een intensieve training waarna wij in staat waren zelf de kennis over te dragen aan de eindgebruikers.
Voorafgaand aan het project zijn heldere doelstellingen geformuleerd. Zo moest de spraakherkenning interactief zijn. Doordat de radiotherapeuten de gedicteerde tekst nu direct op het scherm te zien krijgen, kunnen eventuele correcties door hen zelf worden uitgevoerd waarna het verslag direct doorgestuurd kan worden naar de laatste stap in de workflow. Aangezien de radiotherapeuten gewend waren te dicteren zonder dat de spraakherkenning direct zichtbaar was op het scherm is er ook voor gekozen om de optie te kunnen gebruiken om het secretariaat de herkende tekst te laten corrigeren. Er is dus altijd een tweede keuze.
Zo’n dertien radiotherapeuten en twee ‘physician assistants’ gebruiken nu SpeechReport voor het creëren van verslagen. SpeechReport is gekoppeld aan P2C. Door middel van een dicteerknop in P2C wordt automatisch een verslag gestart. Een heel prettige en tijdbesparende functionaliteit is de optie voor het invoegen van autoteksten. Deze vooraf gedefinieerde teksten kunnen bestaan uit vaste tekst en/of vrije tekstvelden die eenvoudig met spraak gevuld kunnen worden. Zowel per radiotherapeut als patiëntcategorie kunnen aparte autoteksten worden geformuleerd.
Wanneer een patiënt voor een consult bij de radiotherapeut is geweest wordt er een eerste verslag opgestart. Er zijn veel verschillende behandeltrajecten met bijpassende behandeltijden, maar gemiddeld is een patiënt van consult tot aan de laatste bestraling zo’n 4 weken bij ons in huis. Het eerste verslag wordt binnen een week verstuurd aan medebehandelaars en verwijzer. Deze doorlooptijd wordt beïnvloed door hoe snel er definitief besloten kan worden welk behandelschema en bestralingsbelasting de beste behandelaanpak is voor een individuele patiënt.
Mochten er ten opzichte van de ingeschatte normale bijwerkingen bijzonderheden voorkomen tijdens de behandeling van een patiënt, dicteert een radiotherapeut laagdrempelig een extra verslag. Dit gaat heel gemakkelijk en start in drie muisklikken op. Aan het einde van de behandeling kan de radiotherapeut indien nodig nog een afrondend verslag dicteren, maar dit is niet in de standaard protocollen opgenomen. Bij een follow-up afspraak van een patiënt, bijvoorbeeld een jaar na afronding van de behandeling, wordt er altijd weer een verslag gedicteerd en verzonden. De gemiddelde doorlooptijd van deze verslaglegging is met SpeechReport twee dagen sneller dan met MediSpeech.
Het beheer van de SpeechReport-applicatie kost weinig tijd. Natuurlijk was het in het begin redelijk intensief, ondanks een uitgebreide training zijn er altijd vragen. In het begin hebben mijn collega en ik vanuit applicatiebeheer het woordenboekbeheer bijgehouden maar inmiddels hebben we daar ‘keyusers’ voor aangesteld. Zij controleren de lijst met onbekende woorden op de juiste spelling en voegen die waar nodig toe. Het aanmaken van nieuwe gebruikers of het configureren van nieuwe autoteksten regelen wij zelf in de SpeechReport Administratie Module die overigens zeer intuïtief en gebruiksvriendelijk is.
Verder is het waardevol dat we van G2 Speech regelmatig feedbackrapporten met statistieken ontvangen over de spraakherkenning. Met deze inzichten kunnen we de individuele gebruikers concrete tips geven. Dit kan gaan over het gebruik van de SpeechMike, maar ook over de manier waarop woorden worden gecorrigeerd in het verslag. Op deze manier blijft de spraakherkenning leren.
Qua doelstelling en verwachtingen is voor ons de migratie naar SpeechReport geslaagd. De integratie met het EPD is beter, de interface is fris en modern en we kunnen eenvoudig instellingen personaliseren. Een dergelijke migratie met meerdere partijen is intensief maar G2 Speech hanteerde een scherpe en reële planning. De fundering is gelegd en de radiotherapeuten zijn gestart met interactief dicteren. Onze volgende missie is om binnen SpeechReport een verdiepingsslag te maken naar de verschillende functionaliteiten en het uitbreiden van het aantal autoteksten, want daar valt winst te behalen. En door die winst kunnen we meer tijd aan onze patiënten besteden, wat weer aansluit op de visie van het ZRTI: de patiënt omringen met aandacht en het bieden van de best mogelijke behandeling.
